Mere om Workflow Management

I ASPECT4 Workflow Management (AWM) arbejdes der med processer. Forretningsprocesser analyseres og beskrives, i forhold til de praktiske opgaver der skal udføres, rækkefølgen af disse og hvem der skal behandle dem.

En procesdefinition i AWM er en elektronisk beskrivelse af en forretningsproces

En procesdefinition i AWM er en elektronisk beskrivelse af en forretningsproces – en skabelon. Procesdefinitionen indeholder en beskrivelse af opgaverne i processen. Procesdefinitionen indeholder også routing, som er en beskrivelse af rækkefølgen af opgaverne. Routing'en kan bl.a. anvendes til at foretage valg mellem en eller flere mulige "veje" gennem processen, eller til at kontrollere opgaver som kan forløbe parallelt.

En opgave kan enten være manuel eller automatisk. En automatisk opgave udføres af AWM, mens en manuel opgave skal udføres af en opgavebehandler. Opgavebehandleren kan enten være en person, en rolle, en afdeling eller en persongruppe. Opgavebehandlere tilgår primært deres opgaver via Opgavelisten i ASPECT4 Client.

Desuden indeholder den enkelte opgave også information om deadline for opgaven, og oplysninger om hvad der skal ske med opgaven hvis eksempelvis deadline overskrides.

Procesdefinitionen indeholder også en beskrivelse af, hvilke applikationer, der kan understøtte arbejdet med processens opgaver, samt oplysninger om, hvilke nøgleinformationer (kaldet parametre), der er relevante i forbindelse med udførelsen af en opgave. Et varenummer vil være en relevant parameter i en vareoprettelses proces. Definition af procesparametre er en central del af AWM. Til dette formål er der mulighed for at anvende et avanceret formelsprog for at oprette betingelser og beregninger. Parametre kan desuden konstrueres med SQL samt kald til ASPECT4 moduler.

Procesdefinitionen anvendes som skabelon for oprettelse af procesinstanser. Hvor procesdefinitionen er repræsentationen af et muligt handlingsforløb (skabelonen), så er en procesinstans repræsentationen af et faktisk handlingsforløb (selve worksflow'et). Enhver procesinstans har en tilknyttet container hvor alle parametre for netop denne instans opbevares.

Opgaveliste

Opgavelisten er opgavebehandlerens primære tilgang til at arbejde med egne (og evt. andres) opgaver i AWM.

Opgavelistens venstre side indeholder forskellige indgange (mapper) til opgaverne. De enkelte mapper er autorisationsstyret. Er man eksempelvis afdelingschef, har man mulighed for at skaffe sig et overblik over sine medarbejders opgaver.

Når en opgave er valgt, vises detaljer om opgaven i højre side, og det er her fra, at opgaven behandles. Via knapperne i bunden, kan en opgave eksempelvis færdigmeldes eller uddelegeres til en anden. Eventuelle parametre på processen kan ses/vedligeholdes fra opgavebehandlingen. Via autorisationer styres, hvilke handlinger den enkelte opgave behandler må udføre på en opgave. Det er også på den enkelte opgave, at man ser den tætte integration ind i ASPECT4, f.eks. gennem opsamling af informationer (til senere brug) eller som direkte adgang til gængse ASPECT4 applikationer, som positioneres til den aktuelle opgave.

Opgavebehandleren behøver ikke konstant at overvåge sin opgaveliste for at se, om der skulle være kommet nye opgaver. Hvis opgavebehandleren har sin ASPECT4 Client kørende, bliver han via genvejsbaren i venstre side informeret om nye opgaver.